Najosnovnejši konferenčni sistem je sestavljen iz mikrofona, ojačevalnika, zvočnikov in namiznih prikazovalnih naprav (kot so namizni pametni terminali in LCD monitorji). Kombinacija teh naprav tvori konferenčni sistem, ki služi za prenos zvoka, prikaz informacij in ojačanje zvoka, kar uporabnikom omogoča, da vidijo, slišijo in govorijo.
S tehnološkim napredkom in naraščajočimi funkcionalnimi zahtevami, predvsem s široko uporabo računalnikov in omrežij, se je obseg konferenčnih sistemov razširil. Zdaj vključuje glasovanje/volitve/posvetovanje, videokonference, oddaljene videokonference, telefonske konference, simultano tolmačenje in namizne zaslone. To so temeljni elementi sodobnega konferenčnega sistema in pojavila se je vrsta povezanih naprav, kot so centralni nadzor, nadzor temperature, nadzor osvetlitve, nadzor zvoka in nadzor moči. Zaradi sodobnega tehnološkega razvoja je konferenčni sistem zdaj opredeljen kot celoten sklop strojne in programske opreme, povezane s sestanki.
